5 prácticas básicas pero poco comunes que te harán incrementar tu productividad

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La productividad básicamente consiste en hacer las cosas pendientes

La productividad es una combinación de esfuerzo y habilidad.

Es cierto que para ser productivo viene muy bien ser hábil en lo que se está haciendo. También cuenta el esforzarnos en la tarea.

El problema surge cuando la mayoría de nosotros dedicamos un montón de tiempo a esforzarnos, pero descuidamos la mejor forma de acabar el trabajo. Damos la talla entonces en lo que se refiere a esfuerzo, pero no en habilidad.  En realidad, esta tara se puede aplicar a nuestra vida entera.

¿Cuánto tiempo dedicamos a planear y planificar lo que hacemos, buscando estrategias y tácticas más eficaces, para hacerlo mejor pero gastando menos tiempo?

Por eso decimos que las prácticas de productividad que se describen a continuación son rara avis, puesto que se centran en prepararnos y ejercitarnos ANTES de acometer lo que tenemos pendiente. Pero es que si las hacemos, nuestro rendimiento se disparará más que proporcionalmente.

La habilidad se puede subdividir en destrezas y preparación. Si a esto le sumamos el esfuerzo, ya tenemos la fórmula idónea para mejorar el desempeño

  • El problema con el esfuerzo es que, si bien puedes hacer mucho hoy, puede dejarte agotado para mañana. De forma que no queda otra que centrarse en las habilidades, y en cómo mejorarlas.

El enfoque entonces pasa a ser: “¿Cuáles son las habilidades y preparación claves para ser más productivos?  

Práctica #1: Descansar y comer bien y lo necesario

Aunque parezca obvio, no hay mucha gente que se centre en dormir lo suficiente y comer sano como requisitos previos para rendir más.  Pero es que estos dos factores son fundamentales. Curiosamente, los que se proponen ser más productivos suelen comportarse al revés de lo que deberían: cortan horas de sueño y comen de forma apresurada cualquier cosa para volver cuanto antes al trabajo. De esta manera se niegan a sí mismos todo su potencial.

Dejarán de andar rendidos de sueño por las esquinas y podrán funcionar a pleno rendimiento. Bien alimentado con comida sana, su sistema digestivo funcionará como un motor bien engrasado para proporcionarles toda la vitalidad que necesitan.

Solo con beber suficiente agua, dedicar tiempo a una dieta adecuada y dormir 8 horas todos los días, acostánse y despertándose a las mismas horas siempre, su rendimiento se triplicará (por lo menos).  Y la sensación de bienestar resultante será lo más parecido a tocar el cielo, como premio adicional.

Práctica #2: Meditar

Todos conocemos los valores de la meditación, nos los han predicado por activa y por pasiva. Meditar para mucha gente no es tan fácil, especialmente si son de temperamento nervioso o impaciente. Pero si se persiste, en algún momento uno le acaba cogiendo el tranquillo y se sorprende al descubrir que en su interior, por la zona del pecho, existe un punto de tranquilidad inmutable al que siempre puede referirse cuando las tempestades de la vida amenacen con hundirle.

Existen aplicaciones muy útiles para móvil que pueden ayudar a empezar la práctica. Hay que ir probando una tras otra hasta encontrar alguna que realmente, aunque solo sea por 5 o 10 minutos durante el día, permita alcanzar un oasis de paz que hará mucho bien para enfrentar los retos diarios con calma y en equilibrio.

Por experiencia propia, pueden pasar meses o incluso años antes de que uno entienda el por qué de tantos elogios a la meditación. Sigue intentando, leyendo y probando. En algún punto establecerás la conexión, y desde entonces no podrás pasar sin meditar aunque sea un minuto diario. Por cierto,  para los que entienden el inglés, la aplicación One Minute Meditation (OMM) podría ser un gran modo de empezar.  Solo un minuto, y renovado.

Práctica #3: Muévete a través de procesos y sistemas para ahorrar energía

La vida se puede entender como una sucesión de eventos aislados o, como hacen los triunfadores, de procesos y sistemas que agrupan sucesos similares y conectados. Existen procesos que se desarrollan de tu cuerpo, los procesos estacionales de la naturaleza, el día y la noche, procesos sociales que mueven aamplios conjuntos de personas, y tus propios procesos personales.

Lo bueno de los procesos es que se pueden automatizar, como el aprender a conducir, y luego debes destinarles muy poca energía, pues ya los ejecutas de manera automática. Y su resultado es predecible. Si frenas, sabes que el coche va a parar.

Otro nombre para esos procesos automatizados es el de rituales, como el que puedes construir para tus mañanas temprano, de manera que empieces el día con buen pie. Será un ratito diario al empezar la jornada que dediques a cosas que nunca tienes tiempo de hacer, por ejemplo, como leer tranquilo cuando el resto del mundo duerme, meditar, o incluso dar un pequeño paseo o correr al amanecer.

Para aumentar tu productividad durante el día piensa en procesos, y en cómo mejorar los que ya desarrollas en tu trabajo. A lo mejor no te conviene consultar el email de forma exhaustiva según llegas a tu despacho, sino arrancar con una tarea más ardua que necesita completarse pronto y luego, por la tarde, cuando tu depósito de energía vaya menguando, limpiar tus correos. 

Puedes probar distinto orden de tareas, acortar o alargar los tiempos que les dedicas, hacer rondas de tareas seguidas de descansos cortos… descubrirás tus altos y bajos de energía según pasen las horas, y acoplarás tu esfuerzo a ese ritmo… El caso es que gestionando bien los procesos y convirtiendo en rituales algunas secuencias de tareas, el día puede volverse 10, 20… 100 veces más productivo. El truco es no perder nunca de vista los resultados que quieres conseguir. Como dicen los americanos: “Trabaja de forma más inteligente, no más duro”.

Práctica #4: Prepara estrategias y tácticas para los imprevistos del día

La vida no es predecible ni rutinaria. Más bien es una prueba fehaciente de que la teoría del caos va en la línea correcta. Si no surge un imprevisto un día, surgirá al siguiente. De manera que a uno solo le queda dirigir lo mejor posible la locura permanente que es nuestra existencia en la dirección que mejor nos convenga. Para eso necesitas un plan de contingencias. Esto significa prever posibles sucesos inesperados y la respuesta que mejor convenga darles si llegan a ocurrir.

Si por ejemplo caes enfermo pero aún así tienes que acabar un proyecto prioritario, puedes diseñar tres lineas de actuación alternativas, según el grado de malestar:

Línea 1. Estás fatal y no puedes levantarte de la cama. Apenas puedes moverte y mucho menos pensar. Es la peor situación. Si sabes que te mantendrás así uno o dos días, es mejor que pienses en delegar lo posible en algún compañero de confianza, con el que puedes hacer un pacto mutuo de ayuda para estos casos extremos. Una vez mejor, el trabajo habrá avanzado, y podrás concluirlo tú mismo.

Línea 2. Te encuentras bastante mal, pero aún así puedes moverte con dificultad y medicado, pero no estás para grandes alegrías. Puedes entonces ir completando las partes menos exigente y más rutinarias del proyecto, mientras te recuperas.

Línea 3. Se trata de un malestar leve, que con un par de aspirinas o similar apenas se notas, aunque te hallas un poco atontado. Procurarás entonces bajar un poco tu ritmo normal de trabajo y acortar la jornada, beber muchos líquidos e irte a la cama cuanto antes para descansar, de forma que tu cuerpo se recupere con la mayor celeridad posible.

Práctica #5: Amplía tu definición de productividad

Ser adicto al trabajo no significa que seas más productivo, solo que tienes un problema con combinar tu vida personal y social con la laboral. Pero aprender a reservar tiempo libre y sobre todo, a disfrutarlo, eso sí que podría considerarse perfectamente ser más productivo. Porque hay gente que se habitúa a estar tan ocupada todo el día que no sabe cómo gestionar ese tiempo libre si alguna vez lo llega a tener. Y necesita ese tiempo libre, todos lo necesitamos, tiempo para disfrutar sin planificar previamente.  Si no lo tienes, empieza a reservar algunas horas a la semana para tenerlo. Y recuerda cómo lo hacías cuando eras niño y tenías mucho tiempo libre y sin cargas.  Una vez que recuperes tu capacidad de divertirte sin horarios, verás cómo tu productividad se dispara después. Haz la prueba. No falla.

Con pretender trabajar todo el tiempo solo logras mantenerte en un estado de agotamiento continuo, y que tu trabajo sea de calidad mediocre. El ciclo eficiente de trabajo es TRABAJO DURO – DESCANSO INTENSO- TRABAJO DURO – DESCANSO INTENSO – TRABAJO DURO – DESCANSO Y RECUPERACIÓN… Y así sucesivamente.  Aproximadamente un 60% de trabajo duro y un 40% de descanso, menos el descanso de un día semanal, que es absolutamente recomendable (hasta dios lo usó tras crear el mundo).

En conclusión,

incrementar la productividad no significa aplicar más esfuerzo, sino trabajar de forma más inteligente, mejorando gradualmente tus habilidades y preparándote por anticipado para los distintos escenarios que puedan presentarse. Y sobre todo, cuidando de ti mismo y de tu buen estado físico y mental a lo largo de todo el proceso. ¡Esto último es ineludible!

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