¿Agobiado por el cúmulo de tareas pendientes? Prueba estos 3 consejos inusuales (pero prácticos) para gestionar mejor tu tiempo

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Tengo que admitir algo: soy terrible al estimar cuánto tiempo se tarda en hacer mi trabajo.

Desde mis años de escuela secundaria hasta mi carrera profesional temprana, he perdido la noción de la cantidad de veces que he estado concentrado escribiendo un artículo, solo para caer en esos correos electrónicos que me piden un favor rápido que llevará “solo un minuto.”

Eso no tomará mucho tiempo, me digo a mí mismo. Déjame simplemente eliminarlo para no tener que preocuparme por eso más tarde.

Pero después de “solo un minuto”, generalmente me doy cuenta de que estoy mordiendo mucho más de lo que puedo masticar. Ahora, en lugar de adelantarme a lo previsto, estoy retrasado. Y lo peor de todo es que esas micro-distracciones hacen agujeros gigantes en mi flujo de trabajo, lo que hace que sea increíblemente difícil volver al ritmo en el que estaba antes de dejar que el mito de la “tarea rápida” me supere.

Todos tenemos nuestros problemas con la gestión del tiempo. Algunos de nosotros luchamos con la programación, mientras que otros son fácilmente tentados por las distracciones. Sea cual sea tu caso, este artículo es para ti. Voy a explicar por qué la gestión del tiempo puede ser una lucha tan difícil. Luego, me sumergiré en los consejos de administración del tiempo que aprendí de tres de las personas más inteligentes que conozco.

¿Por qué somos malos en la gestión del tiempo?
Una búsqueda en Google de “gestión del tiempo” producirá casi cinco mil millones de resultados. Eso es un montón de consejos, trucos, datos útiles y aplicaciones. Pero antes de pasar por el “agujero de conejo de las mejores prácticas”, primero deberá considerar por qué los humanos a menudo somos tan ineficientes cuando se trata de administrar nuestro tiempo. Después de todo, no puedes solucionar un problema si no entiendes su origen.

1. Perdemos demasiado tiempo pensando en la gestión del tiempo.
Todos hemos estado allí antes: tu bandeja de entrada de correo electrónico está inundada, las tareas se están acumulando, todos te piden favores. Parece que cada vez que marca algo de su lista de tareas pendientes, se le agregan tres cosas más.

Es en momentos como estos cuando nos avergonzamos por ser “malos” en el manejo del tiempo. Nos sentimos fuera de control, por lo que entramos en modo de pánico para volver a la pista. Reorganizamos nuestro calendario, observamos nuestra lista de tareas y analizamos cuántas obligaciones tenemos.

Pero todo este tiempo dedicado a preocuparnos acerca de si estamos administrando nuestro tiempo “correctamente” nos distrae de lo más importante: comenzar.

En un artículo titulado “Por qué realmente no tienes un problema de administración del tiempo”, el autor, empresario y veterano militar Charlie Gilkey llega a la raíz de lo que consideramos problemas de administración del tiempo:

“Las personas que piensan que tienen problemas de administración del tiempo lo que en realidad tienen es un problema de administración de sus prioridades, lo que significa que, en la raíz, tienen problemas de autogestión … Solo hay tantas prioridades que un grupo determinado de personas puede abordar en una porción determinada de tiempo. Uno de los principales trabajos de los líderes es garantizar que las personas aborden las prioridades más importantes en cada período de tiempo dado “.

En otras palabras, no podemos permitir que la gestión del tiempo se convierta en una prioridad por derecho propio. Centrarnos demasiado en el tiempo (o el poco) que tenemos nos estobar para establecer prioridades y ponernos a trabajar.

2. Somos muy malos para estimar los tiempos de finalización de tareas
En un estudio de 1994 publicado en la Revista de Personalidad y Psicología Social, los investigadores pidieron a 37 estudiantes de psicología que estimaran cuánto tardarían en terminar sus tesis de último año.

El estudiante promedio estimó que tomaría aproximadamente 34 días. También se les pidió a los estudiantes que adivinaran cuánto tiempo llevaría “si todo saliera tan mal como fuera posible”. La estimación promedio para este escenario fue de aproximadamente 49 días.

Desafortunadamente, los estudiantes estaban muy lejos de la realidad. El tiempo promedio de finalización real de la tesis fue de 55,5 días. Solo el 30% de los estudiantes completaron su tesis en la cantidad de tiempo que predijeron.

Hay una razón por la que este estudio es tan relevante hoy como lo fue antes de que yo naciera. Los humanos a menudo son víctimas de la falacia de la planificación. La falacia de planificación se refiere a nuestra tendencia a sobrestimar la eficiencia que tenemos y nuestra tendencia a subestimar cuánto tiempo se requiere para completar una tarea.

Como puede imaginar, la falacia de la planificación puede causar estragos en nuestra capacidad para administrar el tiempo de manera efectiva. Sin una idea precisa de cuánto tiempo se tarda en escribir un ensayo o terminar un entrenamiento, su agenda ya está fuera de control antes de levantarse por la mañana.

¿La solución? Agregue un extra de tiempo a todas sus tareas. Por ejemplo, si cree que tomará tres horas escribir su ensayo, programe cuatro horas en su lugar. De esta manera, juegas sobre seguro. Y si terminas antes de lo programado, puedes convertir esa zona de tolerancia en tiempo libre.

Bueno, esas dos últimas secciones fueron bastante cínicas. Pero prometo que he terminado de señalar los problemas. Ahora, comencemos con algunos consejos de administración de tiempo de algunas personas realmente inteligentes.

1. Bloqueo de tiempo

Cal Newport, profesor de ciencias de la computación en la Universidad de Georgetown y autor de Deep Work, es uno de los principales líderes de pensamiento en productividad. Newport es un defensor incondicional de la planificación de cada minuto de su día laboral, pero no se trata solo de usar el calendario de Google o las tareas de un listado en una agenda planificadora.

Newport dedica de diez a veinte minutos cada noche para desarrollar su programa para el día siguiente utilizando su método de bloqueo de tiempo. En una programación de tiempo bloqueado, cada minuto se dedica a una tarea específica, incluso si es tiempo dedicado a un descanso.

El bloqueo de tiempo es un enfoque de suma cero, lo que significa que no faltan variables ni conjeturas: lo que planea es lo que va a hacer. No hay dudas ni preguntas.

Así es cómo funciona el bloqueo de tiempo:

a – Escanee su lista de tareas pendientes: tareas, cocina, actividades extracurriculares, etc.
b- Mire el horario del día siguiente para determinar cuánto tiempo tiene para asignar fuera de los compromisos no negociables: clases, reuniones, etc.
c- Asigne cada elemento de su lista de tareas a un espacio de tiempo específico. Recuerde agregar tiempo extra para no encontrarse con la falacia de planificación.
Aquí hay un ejemplo de un horario bloqueado de mi cuaderno la semana pasada. Siempre dejo espacio en la columna de la derecha, esto me permite agregar notas o hacer ajustes si se interrumpe mi programa.


2. Comience su día con una “Hora de energía”

Hay una diferencia entre “trabajo” y “trabajo real”, dice la experta en administración del tiempo Laura Vanderkam. Las tareas como revisar el correo electrónico u organizar archivos en su computadora pueden darle la ilusión de productividad.

Pero en realidad, nos distraen del “trabajo real” del que habla Vanderkam: esos grandes proyectos que requieren mucha concentración y energía. Es por eso que ella sugiere programar una “hora de energía” en la que trabajas sin interrupciones en un proyecto de máxima prioridad.

Por supuesto, esto no es tan fácil como parece, especialmente si te levantas a 37 correos electrónicos no leídos y la gente te acosa de izquierda a derecha.

Pero dedicar una hora cada mañana al trabajo que importa cuando tiene suficiente energía puede hacer toda la diferencia en el mundo. De lo contrario, esas tareas menores pueden entrometerse en su trabajo profundo.

“Reconozca que ciertos aspectos del trabajo se expandirán para llenar todo el espacio disponible”, dijo Vanderkam a Business Insider, refiriéndose al correo electrónico en particular. “Tenemos que elegir conscientemente dedicar menos tiempo al correo electrónico y dedicar tiempo para el importante trabajo que nos importa”.

3. Haga una lista de “No hacer”

A menudo asociamos el concepto de gestión del tiempo con hacer cosas: marcar los elementos de nuestra lista de tareas pendientes, escribir, leer, hacer ejercicio, reunirse con personas, y la lista continúa. Pero uno de los consejos de administración de tiempo más valiosos que utilizo tiene el enfoque opuesto.

Cuando era estudiante de segundo año en la universidad, me topé con una vieja publicación en el blog (2007) de Tim Ferriss titulada “La lista de no hacer: 9 hábitos para parar ahora”.

Tim es un hombre renacentista moderno. Es el anfitrión de uno de los podcasts más populares del mundo, es un padrino inversor de emprendedores prometedores, y ha escrito varios bestsellers como La semana laboral de 4 horas.

En pocas palabras: este tipo sabe una o dos cosas sobre cómo hacer las cosas. La premisa de su lista de no hacer simple: “lo que no haces determina lo que puedes hacer”.

Hay tantas horas cada día. Si no eliminamos el desorden que obstruye nuestro calendario, encontrar tiempo para un trabajo importante y tiempo libre será tan difícil como encontrar agua en el desierto del Sahara.

La lista de tareas pendientes de Tim incluye algunas lecciones centradas en los negocios, como no contestar llamadas de números no reconocidos y no comprometerse con reuniones sin una agenda clara o una hora de finalización. Tu lista puede ser totalmente diferente dependiendo de lo que te lleve la mayor parte del tiempo.

Antes de hacer su lista, le recomiendo analizar todo lo que hace a lo largo del curso de una semana determinada y determinar qué lo retiene.

Tal vez sea un uso excesivo de las redes sociales o compras en línea innecesarias. Cualquiera que sea el caso, lo prometo, una vez que elimine esa grasa de tu agenda, se sorprenderá de la cantidad de tiempo nuevo que encontrará.

Como Tim dice:

“Es moderno concentrarse en hacer las cosas, pero solo es posible una vez que eliminamos la constante estática y la distracción. Si tiene problemas para decidir qué hacer, simplemente concéntrese en no hacer. Diferentes medios, mismo fin ”.

Administre su tiempo en sus términos
La gestión del tiempo es un arte tanto como una ciencia. Los sistemas y los horarios son esenciales, pero también lo es la capacidad de adaptarse y adaptarse a su situación actual. Lo que funciona para otra persona podría no funcionar para usted, y eso está bien. La mejor estrategia de administración del tiempo no es la más popular, es la que funciona para usted.

Tomar el control de su agenda (o cualquier parte de su vida) es un proceso evolutivo sin un punto final definido. Todos estamos en sintonía, nadie lo tiene 100% resuelto. Entonces, cálmese, planifique su día y, lo más importante, simplemente comience.

Artículo del blog en inglés de collegeinfogeek.

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